Duplikat faktury - jak prawidłowo wystawić, kiedy odliczyć VAT i uniknąć korekt podatkowych

1Definicja i podstawy prawne duplikatu faktury - co mówi art. 106l ustawy o VAT

AITekst opracowany z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Zasady i ograniczenia

Duplikat faktury to dokument wystawiony ponownie po zagubieniu lub zniszczeniu faktury pierwotnej, zachowujący identyczne dane - numer oraz datę wystawienia. Rozróżnienie to ma kluczowe znaczenie pod względem obowiązków podatkowych i możliwości odliczenia VAT. W praktyce oznacza to, że kopia dokumentu musi być oznaczona wyrazem „Duplikat” oraz wykazywać aktualną datę wystawienia. Taka faktura zapasowa przejmuje rolę dokumentu źródłowego w księgach rachunkowych, gdy oryginał zaginie.

W historycznym kontekście duplikat faktury 2022 był rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy nie mieli dostępu do nowoczesnych systemów elektronicznego udostępniania. Przepis 106l ustawy o VAT określa, że duplikat może zostać wystawiony jedynie na wniosek nabywcy oraz musi być w formie pisemnej lub elektronicznej. Istotny pod względem prawnym jest wymóg zachowania danych zgodnych z oryginałem - numeru faktury i daty wystawienia - które stanowią podstawę do prawidłowego rozliczenia podatkowego.

Rozróżnienie między tradycyjnym duplikatem a fakturą ustrukturyzowaną w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) ma kluczowe znaczenie dla praktyki podatników. Duplikat faktury dla tradycyjnych dokumentów jest niezbędny w przypadkach zagubienia, natomiast faktury ustrukturyzowane w KSeF nie wymagają kopii dokumentu ze względu na ich elektroniczny charakter. Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF oraz otrzymana w dniu przydzielenia numeru identyfikującego. W praktyce oznacza to, że w trybie online podatnik nie wystawia duplikatuu, bo nabywca może pobrać dokument bezpośrednio z systemu.Istotny pod względem prawnym jest fakt, że nie każda utrata faktury wymaga wystawienia ponownego dokumentu. Obowiązek ten istnieje jedynie gdy faktura została udostępniona nabywcy poza systemem KSeF. W przypadku zaginięcia lub zniszczenia e-faktury w trybie online podatnik nie wystawia duplikat, gdyż nabywca ma prawo do pobrania dokumentu z KSeF. Warto przyjrzeć się temu, że duplikat może zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę wystawienia, a w przypadku ponownego udostępniania faktury można użyć kodu QR, co ułatwia śledzenie dokumentacji.Automatyczne udostępnienie przez system KSeF eliminuje potrzebę duplikatów dla faktur ustrukturyzowanych, co znacząco upraszcza obowiązki księgowe i podatkowe. W efekcie przedsiębiorcy mogą skupić się na innych aspektach swojej działalności, a nie na korektach dokumentacyjnych. Warto zaznaczyć, że przepisy o duplikatach stosuje się do faktur wystawionych inaczej niż w trybie online, co stanowi istotne ograniczenie obowiązków podatkowych.Rodzaj rozliczeńTermin odliczeniaWarunekRozliczenia miesięczne3 kolejne okresyDuplikat wystawiony na wniosek nabywcyRozliczenia kwartalne2 kolejne okresyDuplikat musi mieć identyczny numer i datęFaktury ustrukturyzowane w KSeFNatychmiastowyAutomatyczne udostępnienie przez systemWarto dodać, że przy rozliczeniach miesięcznych VAT można odliczyć w ciągu 3 kolejnych okresów, natomiast przy rozliczeniach kwartalnych - w 2 kolejnych okresach. Dla faktur ustrukturyzowanych w KSeF termin ten jest natychmiastowy, co stanowi istotną przewagę w praktyce podatkowej. Czytanie tej sekcji zajmuje około 10 minut, co świadczy o jej szczegółowym, praktycznym charakterze.TERMINY ODLICZENIA VAT OD DUPLIKATU [DNI]

2Terminy odliczenia VAT od duplikatu faktury - kiedy i jak długo mieć prawo do odliczenia

Pełniąc rolę dokumentu źródłowego, duplikat faktury niesie ze sobą określone zasady odliczenia VAT, które zależą od częstotliwości rozliczeń podatnika. Termin ten, określany jako moment rozliczenia VAT, musi być ustalony w oparciu o przepisy art. 106l ustawy o VAT oraz dotyczy sytuacji, gdy podatek został odliczony na podstawie faktury pierwotnej.

Należy przyjrzeć się terminowi odliczenia VAT w kontekście rodzaju rozliczeń. Dla podatników stosujących rozliczenia miesięczne, prawo do odliczenia przysługuje przez trzy kolejne okresy rozliczeniowe od daty wystawienia duplikatu. W przypadku rozliczeń kwartalnych limit ten wynosi dwa okresy. Te wytyczne są istotne pod względem zapewnienia zgodności z przepisami § 106l Ustawy o VAT.

W sytuacji, gdy VAT został już naliczony z faktury zapasowej 2022, kolejna wersja dokumentu nie może być ponownie wykazywana w rejestrze VAT. Procedura wymaga oznaczenia duplikatu wyrazem 'DUPLIKAT', ustawienia daty wystawienia zgodnej z oryginałem oraz dodania adnotacji o wcześniejszym odliczeniu. Przykładem może być sytuacja, gdy podatek został odliczony w lipcu 2022 r., a faktura zapasowa wystawiona w sierpniu 2022 r. - w takim wypadku dokument nie powinien trafić do ewidencji.

Wzór duplikatu zawiera elementy weryfikacyjne, w tym kod QR umożliwiający sprawdzenie autentyczności dokumentu. Taki zapis jest nieodzowny dla zapewnienia przejrzystości transakcji oraz spełnienia wymogów § 106l ustawy o VAT dotyczących identyczności numeru i daty w stosunku do faktury pierwotnej.

1. Zweryfikuj poprawność danych w fakturze pierwotnej
2. Sprawdź, czy numer faktury i data są identyczne jak w oryginale
3. Upewnij się, że spełniasz wymogi art. 106l ustawy o VAT
4. Zaksięguj duplikat w rejestrze z zaznaczeniem, że VAT został odliczony
5. Skoryguj ewentualne deklaracje VAT, jeśli doszło do podwójnego odliczenia
6. Oznacz duplikat w dokumentacji księgowej
7. Przekaż duplikat nabywcy z wyraźnym oznaczeniem 'DUPLIKAT'

Każdy z tych siedmiu kroków stanowi istotny element procesu, który pomaga uniknąć błędów podatkowych. W trzecim etapie weryfikacja musi uwzględniać wymóg identyczności danych, co jest istotne pod względem prawnym. Piąty krok dotyczy korekty deklaracji, gdy już wcześniej odliczono podatek - ten wymóg jest nieunikniony w praktyce księgowania.

Procedura ta umożliwia kontrolę nad procesem, gdy podatek został już odliczony na podstawie faktury pierwotnej. Księgowy weryfikuje identyczność danych faktury, aby zapewnić zgodność z przepisami § 106l ustawy o VAT. W efekcie taki duplikat przekazuje rolę dokumentu źródłowego, a VAT został odliczony na podstawie faktury pierwotnej.

3Księgowanie duplikatu faktury - sposób zaksięgowania i wpływ na koszty uzyskania przychodów

W księgach rachunkowych duplikat faktury przejmuje rolę dokumentu źródłowego, stanowiąc wierną kopię faktury pierwotnej. Aby spełniał wymogi ustawowe, duplikat musi zawierać wyraz „DUPLIKAT”, datę wystawienia kopii oraz odtworzyć wszystkie elementy oryginału, w tym numer i datę pierwotnej faktury. W kontekście kosztów uzyskania przychodów istotne jest zastosowanie zasady przypisania kosztu do właściwego okresu rozliczeniowego, szczególnie gdy faktura pochodzi z poprzednich lat podatkowych.

Rozpoznanie kosztu w niewłaściwym okresie może prowadzić do konieczności korekty zeznania podatkowego. Przykładem są sytuacje, w których koszt z 2023 r. został już ujęty w rocznej deklaracji VAT, a duplikat faktury z 2024 r. wymaga ponownego rozliczenia. W takich przypadkach należy zastosować się do art. 106l § ustawy o VAT oraz sporządzić korektę zeznania podatkowego za odpowiedni rok.

Zasada przypisania kosztu do właściwego okresu rozliczeniowego, określona w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od spółek, wymaga, by koszt uzyskał charakter przychodu w momencie, gdy powstało prawo do odliczenia VAT. Dla faktur zapasowych z lat poprzednich należy ująć koszt w okresie, w którym duplikat stał się podstawą dokumentu źródłowego, a nie w momencie pierwotnego wystawienia.

Przykład: faktura z 2022 r. zagubiona, powtórna wersja faktury wystawiona w 2024 r. - koszt należy ująć w 2024 r., co wymaga korekty deklaracji VAT za lata 2022 i 2023. Należy zastosować przepis 106l § ustawy o VAT oraz procedurę korekty zeznania podatkowego za poprzednie lata.

• Faktura zapasowa z poprzednich lat podkreśla konieczność korekty zeznania podatkowego za rok, w którym koszt należy ująć.
• Sporządź korektę deklaracji VAT-7 lub VAT-7K za odpowiedni rok.
• Zastosuj formularz K-1 (dla osób fizycznych) lub K-2 (dla spółek) w zależności od rodzaju podatnika.

Terminy odliczenia VAT od duplikatu zależą od częstotliwości rozliczeń. Dla rozliczeń miesięcznych możliwe jest odliczenie w ciągu 3 kolejnych okresów od daty wystawienia duplikatu, natomiast dla kwartalnych - w ciągu 2 kolejnych okresów. Termin ten zaczyna się od daty wystawienia kopii dokumentu, a nie od daty pierwotnej faktury.

Przed wystawieniem powtórzonej wersji faktury należy przejść przez siedem istotnych kroków. Weryfikacja numeru faktury pierwotnej w ewidencji stanowi podstawę każdej korekty, a uzyskanie pisemnego potwierdzenia utraty dokumentu od nabywcy potwierdza legalność działania. Sprawdzenie, czy VAT został już odliczony, pozwala uniknąć podwójnego rozliczenia.

1. Zweryfikuj numer i datę faktury pierwotnej w ewidencji sprzedaży.
2. Uzyskaj od nabywcy pisemne potwierdzenie utraty dokumentu.
3. Sprawdź, czy VAT został już odliczony - jeśli tak, dodaj adnotację „VAT już odliczony”.
4. Dla materiałów podstawowych przygotuj szczegółowy opis otrzymanego towaru.
5. Wystaw duplikat z wyrazem „DUPLIKAT” i aktualną datą wystawienia.
6. Rozważ dodanie kodu QR umożliwiającego dostęp do KSeF.
7. Sprawdź, czy wymagana jest korekta zeznania podatkowego za poprzednie lata.

Istotne jest oznaczanie duplikatów w dokumentacji księgowej, aby zapobiec przypadkowemu ponownemu zaksięgowaniu. Korzystanie z programów do rozliczeń online, które przechowują historię dokumentów, umożliwia szybkie generowanie kopii oraz weryfikację poprzednich transakcji. Przed wystawieniem faktury zapasowej warto sprawdzić aktualny stan przepisów w KSeF - w trybie online duplikat może nie być potrzebny.

4KSeF a duplikat faktury - kiedy nie wystawia się duplikatu, a kiedy tak

Krajowy System e-Faktur, zwany dalej KSeF, został uruchomiony w Polsce w 2025 roku jako nowatorska platforma umożliwiająca wystawianie faktur ustrukturyzowanych w trybie online. Dzięki temu rozwiązaniu odbiorca może pobrać dokument bezpośrednio z systemu, co znacząco zmienia tradycyjne podejście do potrzeby tworzenia kopii dokumentu. W przypadku faktur ustrukturyzowanych w trybie online duplikat nie jest potrzebny - faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a jej treść jest dostępna w formie elektronicznej dla podmiotu uprawnionego do jej pobrania.

Jak wystawić duplikat w KSeF?

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie musi przechowywać ani przekazywać fizycznych egzemplarzy faktur, które mogłyby zgubić się lub zostać uszkodzone. System automatycznie rejestruje datę wystawienia, co stanowi istotny element w rozliczeniach podatkowych. Jednocześnie warto przyjrzeć się sytuacjom, w których powtórna wersja faktury pozostaje nieodzowna, szczególnie gdy chodzi o dokumenty wystawione w formie papierowej lub w trybie offline.

Przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na faktury papierowe, które mogą zostać zniszczone lub zagubione. Istotny jest tu przykład: po dwóch miesiącach nabywca poprosił o duplikat z uwagi na zgubienie faktury pierwotnej. Drugim przypadkiem są faktury wystawiane w trybie offline, które nie są dostępne w KSeF. Zgodnie z art. 106l ustawy o VAT duplikat musi być wystawiony na wniosek nabywcy i zawierać identyczny numer oraz datę wystawienia jak faktura pierwotna. W praktyce kopia dokumentu może być oznaczona wyrazem DUPLIKAT oraz datą wystawienia, co zapobiega pomyłkom przy księgowaniu.

Tabela przedstawia różnice w możliwym terminie rozliczenia VAT w zależności od częstotliwości deklaracji. Dla przedsiębiorców rozliczających się miesięcznie VAT możliwy termin odliczenia wynosi 3 kolejne okresy rozliczeniowe, natomiast dla tych, którzy deklarują kwartalnie - 2 okresy. Warto dodać, że w praktyce moment rozliczenia VAT oznacza datę zezwolenia na odliczenie VAT, a nie samą datę wystawienia dokumentu.

Wzór duplikatu faktury z adnotacją o już odliczonym VAT oraz kodem QR powinien zawierać następujące elementy: numer faktury, datę wystawienia, kwoty brutto i netto, informację o podatku VAT oraz wyraz DUPLIKAT. Dodatkowo należy dodać adnotację: VAT został już odliczony na podstawie faktury pierwotnej wystawionej [data]. Kopia dokumentu musi wiernie odzwierciedlać oryginał i nie generuje nowego obowiązku podatkowego. Umieszczenie kodu QR umożliwia dostęp do KSeF lub weryfikację dokumentu, co jest istotnym elementem transparentności transakcji.

Przed wystawieniem powtórzonej faktury przedsiębiorca powinien przejść przez następujące czynności:

1. Weryfikacja numeru faktury pierwotnej - sprawdź zgodność numeru z danymi w księgowości.
2. Potwierdzenie daty wystawienia - data musi być identyczna jak w fakturze pierwotnej.
3. Sprawdzenie, czy VAT został już odliczony - unikaj podwójnego odliczenia.
4. Przygotowanie adnotacji o odliczonym VAT - wpisz datę pierwotnego odliczenia.
5. Dodanie wyrazu DUPLIKAT - obowiązkowe oznaczenie dokumentu.
6. Aktualizacja daty wystawienia duplikatu - data musi odpowiadać dniu wystawienia.
7. Korekta deklaracji podatkowej - wprowadź zmiany w rejestrze VAT jeśli trzeba.

Każdy z tych kroków opiera się na przepisie 106l ustawy o VAT i ma na celu zapewnienie poprawności formalnej oraz podatkowej powtórzonej wersji dokumentu. Warto podkreślić, że kopia faktury nie może generować nowego obowiązku podatkowego - musi wiernie odzwierciedlać oryginał pod względem kwot i dat. Dlatego istotne jest, aby przedsiębiorcy regularnie weryfikowali swoją dokumentację i korzystali z programów do rozliczeń online, które przechowują historię dokumentów księgowych.

5Procedura krok po kroku - jak wystawić duplikat faktury bez błędów podatkowych

Wystawienie poprawnej kopii dokumentu wymaga jednoznacznego określenia podmiotów uprawnionych oraz zachowania określonych elementów faktury. Poniżej przedstawiono szczegółowy schemat działania, który eliminuje ryzyko korekt podatkowych.

Kto może wystawić duplikat faktury - lista podmiotów uprawnionych

Uprawnienia do generowania kopii dokumentu nie należą do każdego. Przedsiębiorca może wystawić duplikat faktury, gdy nabywca zgłosi zagubienie dokumentu. Uprawniony sprzedawca - zatwierdzony przez pracodawcę do generowania dokumentów księgowych - może działać na podstawie wewnętrznej procedury. Wyznaczony pracownik - z delegowanymi uprawnieniami do obsługi faktur - ma dostęp do systemu po autoryzacji. Współpracujące biuro rachunkowe - z umową o świadczenie usług księgowych - może działać jako podmiot trzeci, gdy posiada pełnomocnictwo. Zewnętrzna księgowość - z ważnym upoważnieniem do prowadzenia ewidencji - może sporządzić kopię na podstawie danych z księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z art. 106l ustawy o VAT duplikat może być wystawiony na wniosek nabywcy zgodnie z danymi w posiadaniu podatnika lub nabywcy.

• Przedsiębiorca - prowadzący działalność gospodarczą, który wystawiał pierwotną fakturę
• Uprawniony sprzedawca - zatwierdzony przez pracodawcę do generowania dokumentów księgowych
• Wyznaczony pracownik - z delegowanymi uprawnieniami do obsługi faktur
• Współpracujące biuro rachunkowe - z umową o świadczenie usług księgowych
• Zewnętrzna księgowość - z ważnym upoważnieniem do prowadzenia ewidencji

Elementy faktury niezbędne do zachowania w duplikacie

Każda poprawna kopia musi zachować identyczny numer faktury i datę wystawienia jak faktura pierwotna, a jednocześnie zawierać wyraz 'Duplikat' oraz aktualną datę wystawienia duplikatu. Nie można modyfikować kwot brutto, netto, stawki VAT ani danych identyfikacyjnych stron. Gdy faktura została wystawiona w trybie offline, kopia może zawierać kod QR dla potwierdzenia integralności dokumentu.

Rozgraniczenie terminów odliczenia VAT w zależności od częstotliwości rozliczeń

Termin rozpoczęcia odliczenia zaczyna się od daty wystawienia duplikatu, a nie daty pierwotnej faktury. Dla podmiotów rozliczających się miesięcznie, maksymalny okres obejmuje trzy kolejne okresy rozliczeniowe. Dla podmiotów stosujących rozliczenia kwartalne, dopuszczalny termin wydłuża się do dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

Checklist - siedem kroków przed wystawieniem kopii dokumentu

Przed wygenerowaniem powtórzonej wersji faktury należy przejść przez istotny pod względem formalnym proces weryfikacji. Każdy z siedmiu etapów ma charakter nieodzowny dla poprawności dokumentu podatkowego.

1. Zweryfikuj numer faktury - sprawdź, czy istnieje w rejestrze sprzedaży
2. Potwierdź datę wystawienia pierwotnej faktury
3. Sprawdź, czy VAT został już odliczony - oznacz adnotacją w fakturze
4. Przygotuj szablon duplikatu z zachowaniem wszystkich danych
5. Dodaj wyraz 'Duplikat' i datę wystawienia
6. Sprawdź możliwość pobrania z KSeF zamiast duplikatu
7. Zaktualizuj deklarację VAT - ewentualnie skoryguj poprzednie zeznanie

Duplikat faktury nie generuje nowego obowiązku podatkowego, co stanowi istotny aspekt jego prawidłowego zastosowania w praktyce księgowej. Przedsiębiorcy powinni oznaczać kopię w dokumentacji, aby uniknąć przypadkowego ponownego zaksięgowania - dobrą praktyką jest umieszczenie adnotacji, że VAT został już odliczony na podstawie faktury pierwotnej. W przypadku zakupów materiałów podstawowych, pomocniczych i towarów handlowych duplikat wymaga sporządzenia szczegółowego opisu - przygotuj opis otrzymanego materiału przed fakturą. Sprawdź, czy Twój program do fakturowania posiada wbudowaną funkcję generowania duplikatów - wiele systemów umożliwia szybkie tworzenie kopii z zachowaniem wszystkich danych.

6FAQ - najczęściej zadawane pytania o duplikaty faktur

W sekcji odpowiemy na najważniejsze pytania przedsiębiorców dotyczące powtórnych wersji dokumentów księgowych. Omówimy podstawy prawne, możliwości odliczenia podatku oraz typowe pułapki, które mogą prowadzić do korekt podatkowych.

Definicja duplikatu faktury i podstawy prawne

Kopia dokumentu to wierna powtórna wersja faktury, którą wystawia się po zagubieniu lub zniszczeniu oryginału. Art. 106l ustawy o VAT precyzuje warunki składu takiego dokumentu. Powtórna wersja musi zachować identyczny numer, datę wystawienia oraz zawierać wyraz „Duplikat” i aktualną datę jego powstania. Jeżeli podatek został już odliczony, dokument musi zawierać adnotację o tej czynności. Taka faktura zapasowa przejmuje pełnię dokumentu źródłowego w księgach rachunkowych.

Kto może wystawić duplikat faktury

Do prawidłowego powstania kopii dokumentu uprawnione są: przedsiębiorca prowadzący działalność, uprawniony sprzedawca, wyznaczony pracownik, biuro rachunkowe współpracujące na podstawie upoważnienia lub zewnętrzna księgowość. Nie mogą jej wystawić: byli pracownicy bez upoważnienia, instytucje niepowiązane z transakcją, klienci końcowi nieprowadzący działalności gospodarczej, księgowość bez formalnej zgody, nabywca niemający oryginału, osoby trzecie oraz urząd skarbowy. Przykładowo, przy zakupie materiałów podstawowych należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego towaru przed wystawieniem faktury.

Czy duplikat generuje nowy obowiązek podatkowy

Nie, kopia dokumentu nie tworzy nowego obowiązku podatkowego. Wystawienie powtórzonej wersji nie powoduje ponownego powstania obowiązku VAT ani nie zmienia terminów płatności. Dokument może oznaczać się jako „DUPLIKAT” i zawierać datę jego powstania, ale jego główna rola to stanowić dowód istniejącej transakcji. W przypadku faktur ustrukturyzowanych w trybie online duplikat nie jest potrzebny, gdyż elektroniczna forma zapewnia ciągłość dokumentacji.

Terminy odliczenia VAT od duplikatu

Podatek powstaje w momencie wystawienia faktury, natomiast w przypadku utraty oryginału termin odliczenia odpowiada dacie wystawienia kopii. Jeśli VAT został już odliczony na podstawie pierwotnego dokumentu, powtórna wersja nie powinna być wykazywana w rejestrze VAT.

Konsekwencje dla płatności i korekty podatkowe

Faktura zapasowa nie zmienia obowiązków podatkowych ani terminów płatności. Jeśli koszt z poprzedniego roku został już ujęty w rocznej deklaracji, konieczne jest sporządzenie korekty zeznania podatkowego. Przedsiębiorcy powinni oznaczać duplikat w dokumentacji, aby uniknąć przypadkowego ponownego zaksięgowania. W przypadku zaginięcia lub zniszczenia e-faktury w trybie online podatnik nie wystawia kopii - nabywca może pobrać dokument z systemu.

Czy można odliczyć VAT dwa razy

Nie, podwójne naliczenie VAT jest niezgodne z prawem. Jeśli podatek został już odliczony na podstawie faktury pierwotnej, powtórna wersja nie powinna być ponownie wykazywana w rejestrze. Kopie mogą stanowić podstawę do odliczenia, gdy pierwotny dokument nie został otrzymany lub podatek nie został zaksięgowany. Dobrą praktyką jest umieszczenie adnotacji, że VAT został już odliczony. W przypadku faktur ustrukturyzowanych duplikat nie jest potrzebny, ponieważ są one elektroniczne.

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

Typowe pomyłki to: pomijanie oznaczenia „Duplikat”, brak adnotacji o odliczonym podatku, nieprawidłowe kopiowanie numeru dokumentu. Przed wystawieniem kopii należy wykonać siedem kroków: 1) zweryfikować numer faktury, 2) sprawdzić datę wystawienia, 3) potwierdzić przyczynę utraty dokumentu, 4) oznaczyć go jako „Duplikat”, 5) dodać aktualną datę, 6) wpisać adnotację o ewentualnym odliczeniu VAT, 7) ewentualnie skorygować deklaracje podatkowe. Większość systemów księgowości internetowej oferuje automatyczne generowanie duplikatów.

Formy i techniczne wymagania duplikatu

Kopia dokumentu może być wystawiona w formie pisemnej lub elektronicznej. Musi wiernie odzwierciedlać oryginał, zachowując wszelkie dane, takie jak numer, datę, kwoty oraz informacje o podatku VAT. Należy sprawdzić przed zakupem programu do faktur, czy posiada funkcję drukowania kopii. Dostępne rozwiązania to: programy do fakturowania, arkusze kalkulacyjne, systemy księgowości oferujące automatyczne generowanie duplikatów. Duplikat może zostać wydany ręcznie lub przy pomocy dedykowanego oprogramowania.